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Manual de Usuario

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Índice


Introducción


El Manual de Usuario de SGA Livre tiene como objetivo explicar el funcionamiento de los módulos del sistema, y asesorar sobre la correcta configuración y el uso de la misma.

El SGA Livre es un sistema muy flexible. Todas las configuraciones principales están diseñadas para cualquier organización puede utilizar el sistema de gestión de atenciones (SGA).

Como ejemplo podemos citar cualquier estructura jerárquica de grupos, los roles y los usuarios pueden ser creados.

Como el sistema es muy flexible (personalizable), la configuración del mismo requiere planificación y atención. Una configuración incorrecta puede complicar el uso del sistema. Los permisos concedidos a los usuarios finales en exceso debe ser evitado. La definición de los grupos y las posiciones deben ser bien pensada y organizada.

Este documento ha sido dividido en secciones específicas de cada uno con módulo de SGA Livre.

 

Una nota importante sobre la configuración inicial de SGA

Se recomienda que el administrador de la atención especial a la lectura de los módulos Configuración global, Config. Unidad y Usuarios , respectivamente. Se trata de módulos básicos y la configuración sistema de administración.

 

Módulo Configuración Global


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El módulo "Configuración Global" es un módulo de definición y administración general del sistema. Es el módulo más importante del punto de vista de configuración y definición de funcionamento del sistema. En este módulo, el administrador puede crear, editar, eliminar grupos, las posiciones, las unidades y servicios globales.

Atención: Independiente de capacidad, cualquier usuario que tenga acceso al módulo Config. Global tendrá poderes sobre todos los grupos, cargos, unidades y servicios globales.

Después de entrar en el sistema (nombre de usuario y contraseña creada durante la instalación), el primer paso es acceder al módulo de configuración global. En este módulo los pasos necesarios para la configuración del sistema se encuentran en las opciones "Grupos", "Unidades", "Cargos" y "Servicios", que están en el menú a la izquierda de la página.

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Breve descripción de los elementos en el módulo de Config. Global:

  • Grupos: Configuración básica del sistema. En los grupos, debe crear la estructura jerárquica de las unidades de antención. Los grupos pueden reflejar la distribución geográfica de la organización. Se pueden crear grupos y subgrupos de los estados, municipios, regiones, etc. Cada unidad se embala en un último grupo (grupo de menor nivel, también conocido como el grupo de hojas). Un grupo final puede tener cero o una unidad. Los usuarios pueden ser mezclados en grupos finales, o en la raíz del grupo intermedio.
  • Unidades: Configuración básica del sistema. Son las unidades de atención. Cada unidad debe ser embalada en un grupo final(grupo de hojas). Para facilitar la gestión posterior, se recomienda la creación de las unidades de definir el prefijo "Unidad". Ejemplo: Unidad de Victoria.
  • Cargos:  Configuración básica del sistema. Con esta opción, el administrador debe definir la estructura jerárquica de cargos. Cada oficina puede tener acceso a uno o más módulos del sistema. Se debe prestar atención a no definir cargos con exceso de permisos. El acceso al módulo de Config. Global es un ejemplo. Debe estar disponible sólo para el administrador de la oficina. Los cargos típicos son: Admiministrador, Gerente, Emisor y Operador.
  • Servicios: Configuración básica del sistema. Los servicios globales que están disponibles para las unidades de atención. Los macroservicios son agrupaciones de los correspondientes sub-servicios. Después, configurar los servicios disponibles para los otros módulos del sistema. 
  • Mensaje Global: Configuración opcional. Puede definir un mensaje que se imprimirá en la parte inferior de todos los turnos emitidos en las unidades de atención a través del módulo de Emisión. Puede definir un mensaje institucional, por ejemplo.
  • Config. Atención: Cuenta con algunas opciones extra, como de "Reiniciar Turnos", es decir, todos las atenciones se acumulan inmediatamente en la historia, y reinicia el contador de todas las unidades. Esta opción existe para el caso de que la rutina automática (se explica en el manual de instalación) no funcione, o para cualquier otro caso. Deben usarse con cuidado, ya que "limpia" todas las colas y turnos emitidos. Las personas que esperan ser atendidas no serán llamadas.

Como puede verse, la configuración de SGA es muy flexible y personalizable. Sin embargo,para un buen uso del sistema, usted debe planificar cuidadosamente cómo va a ser su configuración global. Definir los grupos, unidades, cargos y servicios requiere un amplio conocimiento del funcionamiento de la organización.


Administrando Grupos

La opción "Grupos" permite al administrador crear, editar y eliminar grupos del sistema.

El primer paso es crear grupos en los que se asignarán a las unidades de atención. Se puede crear una estructura jerárquica que refleja la estructura interna y la distribución geográfica de la organización. Los grupos ya empiezan con un grupo por defecto "Raíz". Creado durante la instalación, este grupo pueden ser editado, sin embargo, nunca se puede eliminar.

En la ventana crear grupo, el administrador del SGA debe establecer el Superior (nivel superior) para que el nuevo grupo estará subordinado. También debe definir el nombre del nuevo grupo y la descripción. El primer grupo se creará subordinado al grupo raíz. Después de crear el primer grupo, es posible crear una unidad para él.

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Para editar un grupo, sólo tiene que seleccionar el grupo que cambiar y pulse el botón Editar, la ventana de edición exhibida es similiar a la ventana de creación de grupo.

Para eliminar un grupo creado por el administrador debe seleccionar el grupo y pulse el botón Eliminar. Pero un grupo sólo puede ser eliminado si no hay unidades o usuarios conectados a él.

Obs.: En una primera implementación, el "Estándar de la Unidad" se desplazará al primer grupo creado.

 

Administrando Unidades

Obs.: Una unidad llamada Estándar se crea automáticamente al instalar el SGA Livres. Esta unidad puede cambiar el nombre. 

La opción "Unidades" permite al administrador gestionar las unidades del sistema. Para crear una unidad sólo tiene que pulsar el botón "Crear Unidad" y después de la visualización de la ventana para crear el administrador debe incluir el código de unidad, nombre de la unidad, definir a qué grupo pertenece la unidad y guardar las opciones.

Tenga en cuenta que sólo los grupos finales (grupos de hojas) se enumeran.

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Para editar una unidad creada por el administrador de SGA Livre deberá especificar su búsqueda de la unidad, será "Por Nombre" o "Por Código" (o parte del mismo). La búsqueda sin parámetros retorna todas las unidades creadas.

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Todavía es posible desactivar o eliminar unidades. Sin embargo, No se puede eliminar las citas que tienen las unidades, usuarios o servicios asociados a ella.


Administrando Cargos

La opción "Cargos" permite que el administrador de SGA Livre cree cargos para los usuarios del sistema, restringiendo el acceso a los módulos específicos. Al igual que en los Grupos - que tras la instalación del SGA crea el grupo "raíz", el administrador de la oficina también se crea automáticamente. El usuario creado en la instalación posee este cargo.

Se debe prestar atención a no definir excesos de permisos. El módulo de Config. Global es un ejemplo. Debe estar disponible sólo para el administrador de la oficina.

Para crear cargos, el administrador debe presionar el botón nuevo e insertar la información, tales como: Superior (que indica a subordinación), nombre y descripción. Importante también seleccionar los módulos de SGA Livre que el cargo tendrá acceso.

Cargo puede ser entendido como perfil de acceso.

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Para editar un cargo el administrador deberá seleccionar el cargo en el árbol de cargos, presionar el botón Editar y cambiar las informaciones que desee en una ventana de edición, que es similar a la ventana de creación de cargos

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Para eliminar un cargo, también es preciso seleccionar el árbol de cargos y presionar el botón "Eliminar". El cargo solo podrá ser eliminado si no está siendo utilizado por cualquier grupo.


Administrando Servicios

Esta opción permite que el administrador cree, edite y elimine Macroservicios y Subservicios.

Macroservicios son agrupaciones de los correspondientes subservicios. Subservicios son servicios que atiende la unidad.

Tanto macro como subservicios son accesibles y utilizados por otros módulos del sistema.

En el módulo Config. Unidad es posible habilitar y atribuir un término para los servicios definidos en Config. Global.

El administrador deberá crear los Macroservicios y Subservicios globales. Haciendo click en un Servicios y depués en el botón nuevo, podrá crear nuevos macroservicios y deberá insertar la fecha: nombre de servicio, marcar o no la opción "activo" - se desea que el servicio pueda ser utilizado por las unidades creadas, y también deberá completar la descripción del campo "descripción" con un breve texto describiendo el servicio.

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El administrador podrá también eliminar cualquier servicio creado, siempre y cuando no tenga atenciones, unidades o usuários asociados a él.

Después de la creación de un macroservicio, podrán ser creados los subservicios. Se debe seleccionar un macro para crear un sub.

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Obs.: El número que aparece antes del nombre del servicio es apenas el código interno del mismo.

 

El macroservicio seleccionado aparecerá en el campo "Macro" de la ventana de creación del subservicio. Sin embargo, este campo puede ser editado, permitiendo la selección de otro macroservicio. El administrador de SGA también deberá decidir el nombre del subservicio, se deberá estar activo y añadir la descripción del subservicio.

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Después de estos pasos, realizados en la Config Global del SGA, el administrador tendrá en la mano:

  • Grupos: los sitios que contienen otros grupos y unidades
  • Unidades: agencias de atención;
  • Cargos: determina los perfiles de los usuarios. Cada cargo podrá acceder a un grupo específico de módulos;
  • Macro y Subservicios: servicios prestados por la organización en nivel global.

Atención: Independientemente de la capacidad, cualquier usuario que tenga acceso al módulo Config. Global tendrá poderes sobre todos los grupos, cargos, unidades e servicios globales del sistema. Por este motivo, se recomienda que el acceso a ese módulo sea restringido al administrador del sistema.

 

Config. Atención

La opción "Config Atención" permite "Reiniciar Turnos", que significa volver a cero el contador de turnos en todas las unidades. Esa opción existe para el caso de que la rutina automática (explicada en el manual de instalación) no funcione, o para cualquier otro caso. Debe ser usada con precaución, porque vuelve a cero todas las filas de espera y turnos emitidos. Volver a cero significa acumular todos las atenciones y reiniciar el contador de turnos de todas las unidades.

 

Mensaje Global

La opción de "Mensaje Global" permite que el administrador cree un mensaje global a ser impreso al pie de los turnos emitidos en el módulo Emisor.

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Módulo Configuración Unidad


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Nota: El acceso al módulo Config. Unidad puede ser realizado por el administrador o por otros usuarios definidos. En grandes organizaciones, es común delegar la gestión local para los jefes de las unidades de atención. Un ejemplo sería crear un cargo llamado Gerente, definiendo acceso a los módulos Config. Unidad y Usuarios. Y crear el usuario para el gerente en el módulo Usuarios. Así, después de esta configuración inicial, el propio gerente de la unidad de atención pueden realizar los ajustes locales, la definición de qué servicios se cumplirán y la creación de los USUARIOS del sistema. Si este es tu caso, lea el Módulo de usuario en la sección de abajo.

Para fines didácticos, se utiliza un esquema de configuración más simple, donde el propio administrador realiza todos los ajustes.

Configuración de unidad es el módulo de gestión de la unidad local, en este módulo el usuario del SGA Livre (posiblemente un administrador) puede combinar los servicios a su unidad, cambiar localmente nombre de macroservicios y de sub-servicios adicionados, eliminar o deshabilitar los servicios locales, administrar la impresión de turnos y restablecer los turnos de la unidad. Cualquier gestión o la personalización de la unidad se realiza a través de este módulo, permitiendo que cada unidad pueda adaptarse a un entorno particular o la realidad de acuerdo a sus necesidades. Para utilizar este módulo, el administrador del sistema debe tener ya creadas las unidades y los servicios globales.

Para tener acceso al módulo Config. Unidad, el administrador deberá entrar en la unidad - en este punto las unidades que fueron creadas en la Config. Global (en la página anterior) serán exhibidas en una lista, en la página de inicio del sistema.

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Al iniciar sesión en una unidad el administrador tendrá acceso al módulo Config. Unidad. 

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Las funcionalidades de este módulo son las siguientes:

 

Administración de Servicios

Con la opción "Servicios" el usuario podrá añadir, eliminar, cambiar, activar o desactivar un servicio de su unidad.

Crear un servicio, significa habilitar un servicio previamente creado en el módulo Config. Global. Esto significa ponerlo a disposición de otros módulos locales del sistema, es decir, los módulos Emisión, Atención y Usuarios. También se pondrá a disposición del Panel de Turnos, para llamar al cliente para asistir. 

 

La lista completa de Macro y Subservicios puede ser obtenida en el módulo Informes, Informes de Servicios Disponibles.

 

Para crear un nuevo servicio en la unidad el usuario deberá presionar el botón "Nuevo Servicio" aparece en la ventana y, a continuación, debe especificar si desea agregar un macroservicio o un servicio especializado (sub-servicios) - muestra una lista de los macro o subservicios de acuerdo con la selección - añadir un nombre local para el servicio, determinar si el servicio está activo o no, y la determinación del símbolo de este nuevo servicio. El símbolo aparece en la pantalla cuando el turno se llama. También aparecerá en los módulos Emisión, Monitor y Atención.

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Importante comprender:
Al permitir un macroservicio, éste estará disponible en el módulo Emisión para la expedición de un turno. También está disponible para la configuración de perfiles de usuario en el propio módulo. Por otra parte, la macro también será visible en el módulo Monitor, como una cola.

 

Para editar una unidad de servicio, el usuario deberá presionar el botón y en la ventana que aparece posteriormente podrá cambiar el nombre, estado (activo o no) y el símbolo de servicio. La información tal como código, nombre y tipo de servicio global (si el servicio es una macro o subservicio) también se muestran en la ventana de edición del usuario, facilitando la identificación del servicio a ser cambiado.

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La exclusión de un determinado servicio es posible. Sin embargo, sólo pueden ser excluidos de los servicios que no tienen tratamiento dado.

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Especializar subservicios

Especializar subservicio es una funcionalidad adicional.

Signigica convertirlo en un pseudo macroservicio. Es decir, un un subservicio especializado, será posible configurar los perfiles de los usuarios para atender solamente los subservicios específicos. Además, una cola de atención de subservicios serán visibles en el módulo Monitor. En el módulo Emisión, los turnos podrán ser emitidos específicamente para esa cola.

 

Administrar Mensajes e Impresión de Turnos

Haciendo click en la opción "Mensaje/Impresión Local" se mostrará una página donde el usuario podrá determinar una frase para ser utilizada en una impresión local.

El botón Global existe para rescatar el mensaje definido en el módulo Config. Global.

Un detalle importante es la opción Impresión, que debe ser activada para que el módulo Emisión que desea imprimir. Esta opción es independiente de la definición y no del mensaje estandar.

 

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Reiniciar Turnos

En el "Config. Atención" el usuario puede restablecer los turnos de la unidad.

"Reiniciar Turnos" se entiende la acumulación de inmediato en toda la historia de la atención y restablecer los turnos del contador. Esta opción existe para el caso de que la rutina automática (se explica en el manual de instalación) no funciona, o para cualquier otro caso. Deben usarse con cuidado, ya que "limpia" todas las colas y los turnos emitidos.

Advertencia: las personas en espera de servicio no será llamadas si las contraseñas se restablecen.

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Módulo Usuario


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El módulo de usuario es uno de los tres módulos globales del SGA Livre. En él se concentra la gestión de usuarios. El acceso al módulo relativo a la jerarquía de los grupos y las posiciones del SGA Livre. Así, un usuario no puede cambiar la información de un usuario de cargo superior, y un cargo de usuario superior no puede cambiar un usuario de un grupo que no desciende de él.

Usuarios que acceden a este módulo, se puede ver todo el usuario conectado actualmente tiene acceso. Una estructura de árbol gráfica se muestra. Tenga en cuenta que la selección de un grupo en el árbol, que están restringiendo la búsqueda al selecto grupo de usuarios y sus descendientes.

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El administrador (u otro usuario) del módulo puede crear nuevos usuarios de SGA Livre pulsando el botón "Crear usuario".

La información requerida es: usuario (acceso a la que el usuario debe acceder al sistema), nombre (primer nombre del usuario), apellido, contraseña, confirmar la contraseña.

En los Grupos/Cargos, se debe agregar y elegir un grupo y cargo para el nuevo usuario - cada usuario deberá ser envasados ​​en al menos un grupo en un cargo y una unidad.

Opcionalmente, hay que agregar (por cada unidad de la lista) los servicios que satisfagan al usuario. Los servicios se suelen añadir a los usuarios que realizan servicios (empleado de oficina o similares). Una regla que toma esta decisión: todos los usuarios definidos con cargos de acceso a la página del módulo de Atención debe tener servicios añadido.

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Informaciones complementarias

Todas las medidas adoptadas entrarán en vigor sólo después de hacer clic en el botón Guardar. En una situación opuesta, simplemente presione el botón "Cancelar" para que los cambios en el usuario puede deshacer.

El sistema no permitirá que un usuario no tenga al menos un grupo y un cargo.

Al editar un usuario previamente creado, puede cambiar la contraseña del mismo.

Otra opción importante es "Desactivar". Para que la historia del sistema se mantiene intacta, un usuario no puede excluirse. Sin embargo, podría ser desactivada. Puede volver a ser activado cuando se desee.

  

Módulo Emisión


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El módulo Emisión es un módulo local, operacional y de una unidad específica. Es el módulo dedicado a los clientes de pre-atención. El usuario deberá entregar los turnos de acuerdo al servicio solicitado por el cliente, y para determinar la prioridad, en su caso, o incluso la necesidad de dar el nombre y la identificación del cliente.

Cancelar o reactivar turnos de clientes también es responsabilidad del usuario del módulo Emisión, lo que contribuye a minimizar las dificultades que llegan al servicio de mostrador de atención.

Al acceder al módulo, el usuario de SGA Livre verá en la parte superior izquierda la información de identificación personal, que son comunes a todos los módulos. Por debajo de estos hay dos opciones: Cancelar y reactivar turnos.

Antes de usar cada una de estas características el usuario debe seleccionar el servicio adecuado al cliente. En la parte central de la pantalla de detección el usuario puede elegir el macroservicio entre todos los activos de la unidad. Después los subservicios también serán especializados.

Al hacer clic en el nombre del servicio, el usuario verá una descripción del mismo y sus servicios de subservicios, que facilitará la identificación del servicio. Al lado del nombre del usuario del servicio de SGA Livre tendrá dos opciones para generar el turno:

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  • Normal - Donde se define que el usuario no tendrá ningún tipo de atención prioritaria, el turno se coloca en el extremo de la cola.
  • Prioridad - Establece el turno es una atención prioritaria. En este caso el usuario debe seleccionar una de las prioridades que se muestran en la página de la pantalla. Los turnos con prioridad se colocan en frente de la cola, detrás de cualquier otra prioridad previamente emitida.

Junto a los botones "Normal" y "Prioridad" aparece información sobre el número de personas en la cola para el servicio y el número total de personas que se han proyectado para ese servicio. El SGA Livre permite también puede ser asignado el nombre y número de identificación (de cualquier identificación de la misma) al turno de un cliente.

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Cancelar y Reactivar turnos

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Cancelar

Si el usuario ha generado mal el turno para el cliente, puede cancelar éste y cualquier otro turno que no se está cumpliendo.

Para cancelar un turno, el usuario debe presionar la opción "Cancelar" aparece en la pantalla de menú de la izquierda de la pantalla del Emisor. Aparecerá una ventana con opciones para buscar / encontrar la contraseña deben cancelarse, "por turno" o "por servicio". En la opción de cancelar "por turno", debe simplemente escribir el número de turno y haga clic en "Buscar" y luego "OK ", si el turno a cancelar es "por servicio" el usuario de SGA Livre debe proporcionar el nombre de servicio y seleccionar entre todas los turnos emitidos por ese servicio (que se muestra en una lista). Después, simplemente confirmar.

Un turno será cancelada almacenados en la historia de SGA Livre, y aparecerá en las estadísticas e informes como turnos cancelados.

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Reactivar

La opción le permite reactivar turnos que se cancelaron o fueron llamados accidentalmente y marcados "no aparece" (a través del Módulo de Atención).

Para volver a activar un turno, el usuario debe presionar el "activar" aparecerá en la pantalla de menú de la izquierda del Emisor. Aparecerá una ventana con la opción de reactivar el turno. El usuario deberá configurar el servicio para el que ha sido emitido el turno, a continuación, elija un turno (que aparecen en una lista de turnos cancelados) y establecer el turno tendrá que ser restituido o no una prioridad. Al hacer click confirme el turno y será reactivado, asumiendo su posición original en la cola.

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Módulo Atención


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El módulo de Atención es una módulo local, y operacional de una unidad específica. En él se hacen las atenciones de los servicios ofrecidos por la organización.

El acceso por primera vez al módulo de Atención, después de acceder al sistema, el usuario - de ahora en adelante llamado "operador" definirá el box donde estará prestando atención. El rango de números que el usuario puede optar por el box va de 1 a 255. En el futuro acceso al módulo, el box no tiene por qué ser definido, ya que será registrada por el navegador como un cookie. Sin embargo, se puede cambiar libremente, si, por ejemplo, el operador ha cambiado físicamente de box.

Después de elegir un box será mostrado en el módulo Atención

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En la parte inferior de la pantalla, existe el área "Mi cola", donde el asistente encontrará información relativa a la cola de los clientes sobre los servicios que pueden encontrarse y la cantidad de personas esperando para cada servicio.

En la parte central, el operador encontrará el botón "Llamar Próximo" - que envía el turno al panel de turnos el próximo turno a ser llamado.

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Se muestran al operador algunas informaciones del cliente como el número de turno si el turno tiene prioridad y que prioridad, el nombre y número de identificación del cliente (cualquier identificación de la misma). Los dos últimos sólo aparecerá si la información se ha especificado en la emisión.

 

Después de llamar al cliente, el operador podrá:

  • Error Emisión - Si al comenzar una atención el operador percibe que había un error en la emisión, el operador puede transferir al cliente a otro servicio. En este caso el cliente será transferido a otra línea de servicio, sin embargo, no van a sufrir lo que respecta a la posición en la cola, siendo atendido en el mismo orden de llegada. Cuando un operador conduce el "Error de Emisión" se debe especificar el servicio que el cliente realmente quiere..
  • No Apareció - Da por concluido el servicio, marcando el turno como No Apareció. Aparecerá en las estadísticas e informes;
  • Llamar Nuevamente - Enviará nuevamente la llamada del turno al panel;
  • Iniciar Atención - Esta opción sigue siendo el servicio. El tiempo de servicio efectivo se cuenta después de que el botón se disparo. Registra la hora de inicio de la atención.


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  • Terminar Atención - Termina el servicio y registra la hora final. Muestra una pantalla con la codificación de la atención. Una lista de todos los macroservicios compuesto por el operador. Para cada macroservicio seleccionado también muestra una lista de subservicios. El operador deberá seleccionar e insertar todos los subservicios atendidos, y confirmar para cerrar eficazmente la atención.
  • Terminar y Redireccionar - Es lo mismo que Terminar Atención.  Se mostrara una pantalla de codificación de la atención. La diferencia es que el usuario puede redirigir al cliente a otro servicio/cola. Normalmente esta opción se utiliza cuando el usuario no es capaz de cumplir con todos los servicios deseados.
 
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Módulo Monitor


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El módulo Monitor es una módulo local, y operacional de una unidad específica. Se trata de una unidad de administración de unidades. Permite a los usuarios controlar el flujo de la atención en tiempo real. Cada subservicio o macroservicio especializado se muestra como una cola.

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Página del Módulo Monitor de SGA Livre.

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El color rojo en el número de turno indica que esta persona tiene una cierta prioridad.

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Los botones anterior y siguiente hacen a la navegación entre las filas. En el centro se muestra la numeración de la página actual.

Funcionalidades

Transferir Turnos

Al hacer click sobre un determinado turno un box es exhibido. Usted puede seleccionar un nuevo servicio (cola), establecer la prioridad y la transferencia del turno.

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Cancelar Turnos

Semejante al módulo Emisión. 

Si el usuario ha generado mal el turno para el cliente, puede cancelar éste y cualquier otro turno que no se este atendiendo.

Para cancelar un turno, el operador deberá accionar la opción "Cancelar" exhibida en el menú izquierdo de la pantalla. Un box será exhibido con algunas opciones para buscar/encontrar un turno a ser cancelado: "Por Turno" o "Por Servicio". La opción de cancelar turno "Por Turno" el usuario deberá apenas escribir el número del turno y hacer click en "Buscar" y después en "Confirmar"; en caso de cancelar turnos "Por Servicio" el usuario de SGA Livre deberá informar el nombre del servicio y seleccionar entre todas los turnos emitidos para ese servicio (mostrados en una lista). Después, basta con confirmar.

Un turno cancelado será almacenado en el histórico de SGA Livre, y constará en las estadísticas e informes como turno cancelado.

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Reactivar Turnos

Semejante al módulo Emisión

La opción de reactivar turnos permite reactivar turnos que fueron cancelados accidentalmente o que fueron llamados para atención y marcados como "No Apareció" (a través del Módulo Atención).

Para reactivar un turno el operador deberá accionar la opción "Reactivar" exhibida en el menú izquierdo de la pantalla.  Un box será exhibido con la opción de reactivar el turno del cliente. El operador deberá definir el servicio para el cual el turno fue emitido, después escoger el turno (mostrados en una lista de turnos cancelados) y definir si el turno debe ser reactivado o no una prioridad. Haciendo click en confirmar el turno será reactivada, asumiendo su posición original en la cola.

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Consultar Turnos

Esta opción permite al operador consultar la información detallada acerca de cierto turno. Al hacer clic en "Ver Turno" abre una ventana en la que el operador debe introducir el turno que se debe buscar y el período en el que desea la información sobre el turno.

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Después de identificar el turno, podrás ver una tabla con la información:

  • Fecha en que el turno fue atendido;
  • Servicios prestados para un turno;
  • Prioridad del cliente;
  • Estado actual de la atención. (para entender los estados, vea el iten Informaciones adicionales).
  • Atención;
  • Box - número de box donde fue atendido este turno;
  • Llegada - Horario de emisión del turno;
  • Inicio - Horario en que la atención fue iniciada;
  • Fin - Horario en que la atención fue terminada.

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Módulo Informes


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El Módulo Informes es un módulo global y de administración. Proporciona una variedad de información sobre el progreso de los servicios prestados por la organización. La perfecta interpretación de los datos presentados pueden ser la diferencia para la organización para dirigir sus inversiones correctamente en determinadas unidades o departamentos, o incluso para saber dónde están los cuellos de botella en la atención prestada a fin de que los esfuerzos de manejo puedan ser dirigidos al lugar correcto.

El módulo Informes tiene unas pocas categorías. La primera es la "Estadística", la segunda los "Informes" y la tercera para "Gráficos", que será detallada más adelante.

El operador de SGA Livre deberá elegir de cuales grupos quiere generar la información, el período para el cual se utilizará la información obtenida, el tipo de informe, gráfico o estadística que se generará, si esta información se genera en una página HTML o PDF , y si la salida es en HTML si la información se mostrará en la página actual o en otra página, hay opciones para ver el resultado por unidad o agregados - que muestran el resultado combinado de todas las unidad(es), grupo(s) seleccionado(s).

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En Estadísticas el operador de SGA Livre podrá obtener estadísticas de los servicios de atención por: Tiempos Promedios, Por Macroservicios, Por Atenciones y Por Servicios Codificados.  A continuación se muestra una breve descripción de cada una de las estadísticas proporcionadas por el SGA Livre:

  • Estadística por Macroservicios - muestra información como el número de visitas para cada macroservicio, el tiempo medio de espera (TME), el desplazamiento medio (TTM), tiempo medio de atención (TMA) y el tiempo medio de permanencia del cliente en la unidad (TMP);
  • Estadísticas por Servicios Codificados - muestra información sobre los servicios codificados. Todos los servicios se muestran en esta estadística, y no sólo los macroservicos. Se muestran TME, TTM, TMA y TMP de atenciones codificadas;

  • Estadística por Atenciones - con la opción de ver el "resultado global" permitido se muestran los tiempos medios de asistencia y de desplazamiento y la cantidad de atenciones prestadas. Con la opción de "resultados por unidad" están habilitados sólo muestran el número de visitas realizadas por los asistentes;
  • Estatística de Tiempos Medios - muestra la información relativa a la duración media del tiempo total de llamadas, desplazamientos, asistencia y residencia del cliente en la unidad.

En Informes el usuario de SGA Livre tiene las siguientes opciones: Turnos por Estados, Atenciones Completadas, , Atenciones en todos los Estado, Servicios Disponibles - Global y Servicios Disponibles - Unidad. Los informes muestran en general muestran información detallada acerca de los servicios, la atención y turnos. A continuación se muestra una breve descripción de los informes presentados por SGA Livre:

  • Informe de Turnos por Estados - Este informe muestra la cantidad de clientes en cada estado de atención.
    • Descripción de los estados:
      • Turnos aguardando ser llamados - aprobó el emisor, pero, todavía no fue llamado por el box;
      • Turnos llamados - fue llamado, pero, todavía no se presento al box;
      • Turnos en atención - cliente está siendo atendido;
      • Turnos terminados - la atención fue terminada, pero, los servicios atendidos todavía no fueron codificados;
      • Turnos codificados - el operador ya cerró la atención y codifico en el sistema los servicios atendidos. Es el estado final de una atención concluida correctamente.
      • Turnos que no aparecieron - clientes fueron llamados, pero, no aparecieron por el box;
      • Turnos cancelados - Turnos cancelados por el emisor o por el supervisor.
  • Informe de Atenciones en Todos los Estados - Este informe es bien completo y trae diversas informaciones sobre como está el progreso de las atenciones. Número de Turnos, fecha, servicio seleccionado, estado de atención, operador que presto la atención, hora de llegada, entrada y salida del cliente , tiempo de espera, desplazamiento, atenciones y de permanencia del cliente mas allá del box donde el cliente fue atendido son los datos que aparecen en este informe.
  • Informe de Atenciones Terminadas - Otro informe muy completo que proporciona información sobre los períodos de atenciones concluidos. Número de Turno, el nombre del cliente, fecha, hora de la llamada, principio y fin de la visita, la duración del servicio, box y la información del empleado se muestra en este informe;
  • Informe de Servicios Disponibles - Global - Este informe muestra todos los servicios del sistema, sus subservicios, el código de estos, y si están activos o no;
  • Informe de Servicios Disponibles - Unidad - Este informe muestra todos los servicios de las unidades seleccionadas, sus códigos, nombres y documentos publicados y si está activo o inactivo, agrupando por unidad.

A continuación se muestra un ejemplo de los informes del SGA Livre, el informe de Atenciones en todos los estados.

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En Gráficos el usuario de SGA Livre tendrá las siguientes opciones: Cambio de Tiempo Promedio, Ranking de las Unidades, Atenciones Efectuadas. Los gráficos proporcionan una visión comparativa de varias situaciones diferenciadas referentes a la atención en cada unidad o servicio ofrecido por una unidad, la facilidad de abstracción proporcionada por los gráficos son herramientas indispensables para apoyar el análisis en las reuniones. A continuación se muestra una breve descripción de cada cuadro proporcionado por el SGA Livre:

  • Gráfico de Variación de los Tiempos Medios - este gráfico muestra la variación mensual total o por unidad de los tiempos medios de atención, espera y permanencia en la unidad;

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  • Gráfico de Atenciones Efectuadas - este gráfico muestra la cantidad de Atenciones por macroservicio efectuados de forma total o por unidad;

 

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  • Gráfico Ranking de las Unidades - este gráfico muestra un ranking de unidades por tiempo medio de espera, de desplazamiento, atención y de permanencia. El ranking muestra una clasificación diferente ordenada por cada parámetro de gráfico - TME, TMD, TMA y TMP. En la siguiente figura el gráfico contiene sólo las indicaciones de la TME. Sin embargo, el informe muestra un gráfico para cada parámetro.

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